صحبت در مورد تماس تلفنی در اداره

Phone Call

پاسخ دادن به تلفن شاید راحت ترین کار است

"Hello, this is Mike."
"Microsoft, this is Steve."

تماس تلفنی گرفتن با یک شخص یک مقدار پیچیده تر است. باید اسمتان، محلی که از آن جا تماس می گیرید ، کاری که به خاطر آن تماس می گیرید ، و سوالتان را بگویید

"Hi Mary, this is Michael Johnson from ABC Consulting. I am reviewing the financial data for the payroll project. I will need the 2002 fiscal report to complete this task. Do you know where I can get a copy?"

"Hi Bob. This is Steven from ABC Company. I'm calling in regards to the data entry program you created. I'm having trouble locating where the connection is made to the server. Can you help me with this?"

به طور مشابه، این تماس تلفنی با معرفی شخص آغاز می شود ، یک جمله بی تاخیر در مورد اینکه تماس مربوط به چه کاری می شود و برای چه تماس گرفتید و یک توضیح کوتاه در مورد نیازی که شخص دارد

"Hi Bob. I'm George. I'm the technical writer for this project. I had a question regarding the installation process. If you have a minute, can you show me the installation process? I'm having problems on the confirmation section."

اگر در همچین شرایطی قرار دارید ، ازهمین روند و ترتیب استفاده نمایید و آن را بر روی کاغذ بنویسید ، بنابراین به آهستگی چیزی که نیاز دارید را می توانید بگویید. بعد از اینکه با آن آشنا شدید دیگر نیازی ندارید که دیگر آن را یاد داشت نمایید و قادر می شوید که به طور روان و سلیس مکالمه تان را بیان نمایید

"Hi Debra, I'm analyzing the log files and noticed entry 14 was negative 42. Can you confirm if this is accurate?"

"I see that our April 2003 revenue was 1.2 million dollars. Can you double check that this figure is accurate?"

I am going to meet with the CFO in an hour. Can you look through this report and double check my 

" finding

اگر سوال فرد تماس گیرنده را نمی دانستید به او می گویید که بعدا تماس بگیرد یا به کسی دیگری تلفن را وصل می کنید

"I don't have the answer right off hand. I'll need to find that information for you. Will it be ok if I call you back in about 30 minutes?"

"I believe I can find that information for you. It might take 10 minutes or so. Can I call you back with the information?"

"I'm not sure about the answer. I'll find the information and call you right back. Will that be ok?"

"I'm not sure about this one. Let me ask my manager. Can you please hold?" minutes or so."